Cuatro Pasos a Seguir en la Planificación de Recursos
La planificación de recursos es como el motor de un coche: de la misma manera que el motor hace que el coche se mueva del punto A al punto B, la planificación de recursos es el impulso que hace que todo suceda en la gestión de proyectos. No es suficiente desglosar los proyectos en fases y actividades y asignar recursos al azar. Se necesita una planificación eficiente para entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
La planificación de recursos implica la asignación y utilización de los recursos disponibles para garantizar que la entrega del proyecto cumpla con las condiciones específicas acordadas con el cliente. Para hacerlo, hay algunos pasos básicos a seguir, independientemente del tamaño de su empresa o de la complejidad de su proyecto:
- Identificar roles y habilidades niveles necesarios para completar el proyecto: según las tareas del proyecto, puede decidir qué habilidades son obligatorias.
- Estima la cantidad de recursos necesarios para completar el proyecto: según el presupuesto de tiempo acordado con el cliente, puedes estimar cuántas horas se necesitan para cada habilidad para completar las tareas del proyecto.
- Comprueba qué recursos están disponibles con las habilidades requeridas y dentro del plazo del proyecto.
- Asigna recursos para cada fase del proyecto y crea un cronograma del proyecto.
Después de seguir estos pasos, es hora de planificar lo no planificado: considerar variables y evaluar riesgos. Todos sabemos muy bien que no siempre las cosas salen según lo planeado y ocurren situaciones imprevistas. Entonces, puede haber algunos detalles que debes verificar cuando realices asignaciones en tus proyectos:
- Días festivos: si los miembros de su equipo se encuentran en todo el mundo, los días laborables pueden ser ligeramente diferentes, y estos pequeños detalles podrían tener un impacto subestimado en una situación de emergencia.
- Fechas de finalización del contrato: a menos que todos los miembros de su equipo de proyecto tengan contratos ilimitados, es posible que desee verificar si alguien debe irse en medio del proyecto.
- Tarifas por hora: si su personal se encuentra en diferentes países, sus tarifas pueden ser diferentes y, dependiendo del tiempo requerido para trabajar en su proyecto, su presupuesto podría verse afectado.
Ahora asegúrate de que la planificación de recursos se haga correctamente y hazte estas preguntas:
- ¿Se distribuye la carga de trabajo de tal manera que nadie esté asignado en exceso o por debajo de su capacidad?
- ¿Estoy dentro del presupuesto en términos de dinero?
- ¿Estoy dentro del presupuesto en términos de tiempo?
Si tu respuesta a todas estas preguntas es “sí”, ¡felicidades! ¡Tu planificación es perfecta! Si no, nunca es demasiado tarde para cambiar la situación a tu favor 😊.