La Evolución de los Tableros Kanban y Por Qué Necesitas Pasarte a lo Digital

Un Vistazo Rápido a la Historia de Kanban

Todo el mundo sabe que todo comenzó en 1940 cuando Taiichi Ohno, un Ingeniero Industrial de Toyota, creó un sistema de planificación destinado a optimizar la producción. Pero es menos conocido que el término “Kanban”, que literalmente significa “tablero de anuncios”, se difundió en el siglo XVII, durante el período Edo, una época de estabilidad y crecimiento económico para Japón.

En aquel entonces, las calles de Japón se volvían cada vez más concurridas con tiendas y pequeños negocios y, por lo tanto, la necesidad de los propietarios de atraer la atención de los transeúntes a través de letreros que mostraran qué tipo de servicios prestaba cada tienda. Aunque los tableros fabricados artificialmente son cada vez menos vistos hoy en día en las calles de las ciudades modernas, la señalización de las tiendas Kanban se puede detectar fácilmente a través de diseños modernos de neón.

Cuando Taiichi Ohno introdujo la metodología Kanban en Toyota, en realidad se inspiró en cómo los supermercados Piggly Wiggly en los Estados Unidos pudieron mantener sus estantes abastecidos con la cantidad justa de cada producto, evitando así pérdidas. Con el mismo propósito, implementó un sistema de tarjetas de papel para señalar y rastrear las demandas en la fábrica y lo denominó Kanban. Debido a su éxito local, el sistema fue adoptado en todas las fábricas de Toyota e impulsó a la compañía desde la curva descendente en la que se encontraba debido a grandes pérdidas hasta convertirse en uno de los competidores globales actuales.

Kanban De la Fabricación a la Gestión de Proyectos de Software

Aunque el concepto Kanban tiene sus raíces en la industria manufacturera, debido a su alta tasa de éxito, especialistas de otras industrias comenzaron a estudiarlo y trataron de aplicar el principio en otras áreas. Un gran avance vino de la industria del software en la década del 2000. David J. Anderson fue uno de los primeros en aplicar Kanban en la industria de TI y Microsoft fue la primera compañía que intentó introducir los principios de Kanban en la metodología de desarrollo de software.

Como menciona Anderson, “Kanban no es una metodología del ciclo de vida del desarrollo de software o un enfoque para la gestión de proyectos”, no dice nada sobre cómo desarrollar un software o cómo planificar un proyecto. En su lugar, los principios de Kanban se aplican con el propósito de mejorar continuamente los procesos que ya están en marcha

Pero la belleza de Kanban radica en su amplia aplicabilidad. Independientemente de la metodología de gestión de proyectos que estés utilizando, ya sea la innovadora Agile con técnicas Scrum o XP, o algo más tradicional, como Waterfall, la implementación de los principios de Kanban definitivamente aportará valor a tus procesos.

Y, como dato curioso, Kanban también se puede aplicar en tu vida personal, o al menos eso es lo que dice Jim Benson en su libro, “Personal Kanban” 😊.

Los Beneficios de Usar Un Tablero Kanban Digital

Dado que nuestros cerebros pueden procesar imágenes 60.000 veces más rápido que el texto (fuente aquí), es bastante claro cuál es el mayor beneficio que aporta Kanban: la visualización. Es realmente genial poder realizar un seguimiento visual de todo el ciclo de vida de un proyecto y seguir las tareas de principio a fin. Y con el avance tecnológico, los tableros Kanban se actualizaron y se introdujeron en el mundo digital, dejando muy atrás las notas adhesivas y las pizarras con sus simples columnas de por hacer, haciendo y hecho.

Aunque los tableros físicos desempeñaron un papel importante en la mejora de los procesos de trabajo y el aumento de la eficiencia, los beneficios de utilizar un tablero Kanban digital son indiscutiblemente mayores. Mencionemos aquí algunos:

• Accesibilidad – los cambios realizados en un tablero Kanban en línea están disponibles para todos en todas partes; esto significa que los miembros del equipo del proyecto que trabajan en diferentes ubicaciones o de forma remota pueden ver instantáneamente las actualizaciones de sus proyectos.
• Precisión – cuando los datos se procesan automáticamente, la probabilidad de errores es cercana a 0.
• Actualizaciones en tiempo real – cualquier cambio realizado, con sus consecuencias posteriores, es procesado automáticamente por el software y visto al instante por cualquier persona.
• Ahorro de tiempo – tener actualizaciones en tiempo real y accesibilidad remota, reduce la necesidad de reuniones de proyecto.
• Mayor seguridad – ninguna “tarjeta” puede perderse de un tablero digital y todos los cambios pueden ser rastreados; además, en caso de información sensible o confidencial, se pueden definir niveles de acceso basados en roles, con reglas específicas de derechos y restricciones.
• Análisis complejos – permite el cálculo automático de métricas importantes y genera informes empresariales complejos.
• Automatización de las reglas de negocio – permite elaborar protocolos de trabajo y estándares operativos como dependencias de tareas, recordatorios, notas obligatorias, etc.

Entonces, ¿sigues enterrado bajo esa pila de notas adhesivas? Si es así, ve aquí y comprueba cómo elapseit puede hacer desaparecer esa pila 😊.