Por Qué Deberías Usar un Software de Gestión de Recursos
La forma en que se gestionan los recursos juega un papel importante en el éxito del proyecto. No es suficiente hacer la planificación perfecta del proyecto y tener a bordo a personas altamente calificadas. La forma en que se asignan los recursos determinará el éxito o el fracaso del proyecto. Es por eso que a los Project Managers a veces se les llama Resource Managers.
¿Cuál sería la definición de “planificación perfecta de recursos”, te podrías preguntar. Para decirlo de una manera muy simple, asignar en el momento adecuado la cantidad correcta de tareas a las personas más adecuadas capaces de cumplirlas de manera oportuna. Básicamente, el enfoque está en “quién”, “cuándo” y “por cuánto tiempo”.
En un mundo perfecto de gestión de proyectos, todos los recursos estarían en un estante esperando que el Project Manager los recoja para asignar tareas. Bueno, el mundo no es exactamente perfecto. La feroz competencia define el mundo actual y la eficiencia es la clave en la carrera hacia el éxito.
Nadie puede darse el lujo de mantener los recursos en exhibición, esperando a ser utilizados. Un recurso que se encuentra en el estante está subutilizado, por lo tanto, es contraproducente y no trae dinero a “la casa”. En el otro extremo, un recurso sobreutilizado tampoco lo hace mejor porque tarde o temprano se agotará. Y esto es cierto independientemente del tipo de recursos que esté gestionando: personas, herramientas y equipos.
Pero, ¿cómo se puede mantener el equilibrio para conseguir la “planificación perfecta”? No importa a quién le preguntes y cuántos artículos leas sobre este tema, todos tendrán una respuesta común: ¡usa un software de planificación de recursos!
Aquí hay algunas razones por las que necesitas usar uno:
- Visibilidad sin esfuerzo sobre la disponibilidad de recursos – no es necesario preguntar a tus colegas sobre quién está disponible y cuándo; el planificador se actualiza automáticamente con cada asignación realizada; si las personas son tu recurso, una herramienta competente te permitirá hacer la asignación considerando también sus habilidades; consulta aquí cómo puedes ver la disponibilidad de habilidades en elapseit;
- Prevención de asignaciones excesivas e insuficientes – cuando puedes detectar rápidamente quién está haciendo qué, es mucho más fácil evitar agotar los recursos y no utilizarlos a plena capacidad.
- Eficiencia de costos – los recursos completamente asignados significan recursos completamente productivos.
- Eficiencia de tiempo – la información se actualiza automáticamente y en tiempo real; por lo tanto, la asignación de tareas se realiza mucho más rápido, lo que le permite dedicar más tiempo a otras actividades importantes
- Pronóstico de proyectos futuros – una descripción precisa de los recursos actuales le dirá si está listo para traer nuevos clientes y nuevos proyectos o si necesita recursos adicionales.
- Información centralizada – toda la información se muestra en una sola vista, no es necesario buscar hojas de horas guardadas en diferentes carpetas.
- Datos precisos para informes comerciales – cuando se elimina el trabajo manual, el error humano también desaparece; los datos precisos conducen a facturas correctas y a la medición correcta de los KPI comerciales.
Entonces, ¿por qué no obtendrías todos estos beneficios y harías tu negocio más rentable?!