¿Por Qué Es Importante la Gestión de Recursos del Proyecto?
La gestión de recursos es una parte integral de cualquier negocio y ayuda a maximizar la eficiencia del uso de las personas o equipos del proyecto. Este paso no debe tomarse a la ligera, ya que cada recurso de la organización debe utilizarse de manera eficiente para mejorar la rentabilidad.
¿Qué es la gestión de recursos del proyecto?
Veamos primero qué son los recursos. Son todo lo que necesitas para completar tus proyectos, ya sean personas, activos o instalaciones.
Por lo tanto, la gestión de recursos es el proceso de utilizar de manera eficiente y efectiva todo lo que tiene a su disposición para completar con éxito sus proyectos. En otras palabras, sin una planificación y programación precisa de sus recursos para el proyecto correcto en el momento y costo adecuados, su negocio sufrirá.
Técnicas de gestión de recursos
No importa qué técnicas de gestión de recursos esté utilizando, el propósito es el mismo: proporcionar una visión clara de sus proyectos para optimizar la utilización de los recursos.
- Asignación de recursos – para poder asignar recursos en un proyecto, primero debe verificar qué es necesario para completar el proyecto; luego haga un “inventario” de recursos y asigne los recursos correctos a las tareas correctas.
- Programación de recursos – una vez que sepa qué recursos necesita, decida por cuánto tiempo y cuándo se necesitan estos recursos para completar el proyecto.
- Previsión de recursos – esta es una técnica para aplicar cuando considere traer nuevos proyectos; antes de hacer cualquier promesa a sus clientes y firmar nuevos contratos, compruebe si tiene todos los ases en sus manos para hacer el trabajo; esta técnica ayuda a anticipar no solo la capacidad adicional que necesita para los proyectos en cartera, sino también cualquier subutilización de recursos que pueda ocurrir.
- Resource leveling & smoothing – according to APM, these techniques are used when time constraints take priority or when balance needs to be restored and avoid over and / or under allocations; you can check here for more details.
Los beneficios de usar un sistema eficaz de gestión de recursos
Está bastante claro que no podrá aplicar las técnicas de gestión de recursos mencionadas anteriormente simplemente usando una hoja de cálculo de Excel. Necesitará un sistema eficiente para aprovechar al máximo sus recursos.
Veamos algunos de los beneficios más importantes de usar una herramienta de gestión de recursos:
- Mayor productividad – al obtener una visión completa de los proyectos y recursos, podrá asignar los recursos adecuados a las tareas adecuadas en el momento adecuado.
- Elimina el agotamiento y el aburrimiento – podrás minimizar la asignación de recursos excesivos o insuficientes y, por lo tanto, aumentar la satisfacción de los empleados; una herramienta eficiente de gestión de recursos mostrará la carga de recursos en tiempo real para que nadie en tu equipo esté sobrecargado de trabajo o subutilizado.
- Costos de proyecto reducidos - básicamente, te ayudará a hacer más con menos; minimizarás la planificación reactiva y las contrataciones de último minuto.
- Mayor transparencia – se evitarán los malentendidos y la confusión; un sistema centralizado de planificación de la fuerza laboral proporcionará una visibilidad clara para que cada gerente de proyecto vea cómo se asignan los recursos y todos los miembros del equipo vean sus tareas.
- Riesgos reducidos – se evitarán los conflictos de recursos y detectarás los problemas antes de que comiencen; además, podrás prever la escasez de habilidades y cerrar proactivamente las brechas.
- Inteligencia empresarial precisa – podrás crear paneles, análisis e informes personalizados que te permitirán monitorear el estado general de los proyectos y tomar las decisiones correctas.
Para resumir, la gestión eficaz de los recursos no es algo que sea bueno tener, es la clave del éxito de sus proyectos. Los recursos no se pueden asignar aleatoriamente a los proyectos y, además, no se puede simplemente decir que sí a cada proyecto que llega a su puerta. Las organizaciones más rentables utilizan software de gestión de recursos para planificar y gestionar los recursos de manera efectiva para evitar retrasos en los proyectos, aumento de costos y fallas en la entrega de proyectos.