¿Por Qué la Planificación de Recursos Es Esencial en la Gestión de Proyectos?
Completar un proyecto siempre es un trabajo duro y la planificación de recursos es un factor crítico que puede determinar el éxito o el fracaso de su proyecto.
No importa si estás dirigiendo una pequeña start-up o una gran empresa, la planificación de recursos es un paso esencial en la gestión de proyectos, y requiere habilidades de pensamiento estratégico bastante avanzadas. ¿Por qué? Bueno, imagina esto: un nuevo y asombroso proyecto de gran presupuesto acaba de aterrizar en tu patio y todos están felices de estar a bordo y asumir nuevas tareas. Avance rápido, dos meses después: hay un montón de tareas atrasadas, un desarrollador de software grita en voz alta porque no hay nadie disponible para ejecutar las pruebas, un junior está completamente abrumado con tareas que están muy por encima de sus habilidades. Y, por si fuera poco, ya te has pasado del presupuesto y tu cliente no está nada contento. ¡¿Cómo pudo pasar esto?! Respuesta simple y sencilla: ¡mala gestión de recursos!
Sin una estimación precisa del tiempo para cada tarea, sin una asignación cuidadosa de recursos en esas tareas y sin una buena comprensión de los roles y habilidades necesarios, tu proyecto fracasará. ¡No solo este, sino que también tendrá un impacto en futuros proyectos! La mala gestión de los recursos en tus proyectos actuales te impedirá hacer un pronóstico confiable para otras oportunidades de negocio. ¡Y así es como un hermoso sueño se convierte en tu peor pesadilla!
Algunas cosas a considerar cuando planificas tus recursos
Afortunadamente, la situación anterior se puede evitar simplemente enfocándose en algunos aspectos clave en este punto de su proyecto:
- Habilidades requeridas para el proyecto – identificar qué habilidades son necesarias para completar con éxito el proyecto;
- Disponibilidad de recursos – comprueba qué recursos con las habilidades requeridas están disponibles fuera de la capacidad total y ten en cuenta los días laborables / horarios, permisos, fechas de inicio y finalización del contrato;
- Costos de recursos – la tarifa por hora / día de los recursos asignados debe estar en el presupuesto del proyecto para asegurar la rentabilidad.
Y si deseas garantizar una tasa de éxito más alta para tu proyecto, realiza una evaluación de riesgos considerando todos los factores mencionados anteriormente. Anticipa escenarios “qué pasaría si” para determinar las peores situaciones de gestión de recursos y prepara un “plan B”. Porque, desafortunadamente, los proyectos no siempre salen según lo planeado y es posible que debas hacer ajustes. ¿Qué pasa si la persona clave de tu equipo se enferma? ¿Qué pasa si alguien renuncia? ¿Hay otros recursos disponibles? ¿Puedes permitirte asignar tareas a alguien con una tarifa por hora superior al presupuesto del proyecto? ¿O alguien con menos experiencia podría llevar a cabo las tareas? Podrías terminar necesitando un recurso por más tiempo del planeado originalmente o agregando nuevos recursos a tu proyecto. Precisamente por esta razón, la planificación de recursos es más un proceso continuo en la gestión de proyectos que una actividad única.
Puedes encontrar aquí más detalles sobre cómo hacer una planificación de recursos eficiente.
Optimiza tu proceso de planificación de recursos
Ahora podemos estar de acuerdo en que la planificación de recursos es un paso vital en la gestión de un proyecto. Pero, ¿qué podemos hacer para evitar el caos y descubrir rápidamente cómo encajar todo en tu pipeline de proyectos? La clave es tener una buena visión de la capacidad y utilización general de los recursos para que puedas determinar quién está disponible para trabajar en tu proyecto, por cuánto tiempo y a qué costo.
Puedes intentar hacer esto con una hoja de cálculo, como Excel, pero esto no puede ser una solución a largo plazo; el uso de hojas de cálculo tiene sus limitaciones ya que ingresar datos manualmente consume mucho tiempo y no es confiable debido a que los errores son casi inevitables. Y si estás gestionando más proyectos al mismo tiempo, ¡ni siquiera pienses en usar hojas de cálculo!
Su mejor oportunidad para monitorear y gestionar la carga de trabajo del equipo para entregar todo a tiempo y dentro del presupuesto es usar una herramienta de planificación de recursos. Todo Project Manager exitoso sabe que un software competente es la clave para gestionar todos los recursos disponibles hasta la finalización del proyecto.
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