¿Por qué es esencial usar una herramienta de gestión de proyectos colaborativa?

¿Faltan tareas en el planificador de recursos? ¿Hojas de tiempo incompletas? ¿Horas facturables no facturadas? ¿Informes de proyectos inexactos? Si responder a estas preguntas es doloroso, una herramienta de gestión de proyectos colaborativa es tu medicina.

En la era de la digitalización, cuando muchos empleados trabajan de forma remota, necesitas encontrar una manera de mantenerte al tanto de todos los proyectos sin esfuerzo y maximizar la productividad. Para esto necesitarás una herramienta de gestión de proyectos colaborativa y eficiente que te permita ver actualizaciones en tiempo real, compartir archivos o conectarte con otras herramientas que tu empresa esté utilizando.

Colaboración en proyectos & herramientas de gestión de proyectos colaborativa

La gestión efectiva de proyectos es uno de los aspectos más importantes de cualquier negocio exitoso. Establecer objetivos del proyecto, dividirlo en fases y actividades, y asignar recursos son pasos vitales en la gestión de proyectos. Pero no importa cuán bien planifiques tu proyecto, no servirá de nada sin una fuerte cooperación entre los miembros del equipo.
Si las metodologías de gestión de proyectos te ayudan a establecer los objetivos del proyecto y organizar tu actividad, la colaboración en proyectos define cómo trabajan juntos tus empleados para completar el proyecto. Es el papel del Gerente de Proyecto asegurarse de que todos los involucrados en el equipo tengan una imagen clara y trabajen juntos desde la conceptualización hasta las fases finales del proyecto. Y esto es bastante simple de lograr cuando hay un equipo pequeño trabajando en la misma oficina. Pero, ¿qué tan simple es cuando estás gestionando proyectos complejos donde están involucrados equipos multifuncionales de todo el mundo? ¿Cómo puedes asegurarte de que todo funcione sin problemas y que todos trabajen con la máxima eficiencia?
Aquí es donde las herramientas de gestión de proyectos colaborativa juegan un papel muy importante porque están diseñadas para facilitar la comunicación abierta entre el Gerente de Proyecto, los miembros del equipo del proyecto y otros interesados involucrados en el proyecto.
Un software de gestión de proyectos colaborativa eficiente no se limita solo a permitir actualizaciones en tiempo real, compartir documentos y enviar correos electrónicos automáticos. La integración con otras herramientas que utiliza tu organización también es importante. Así, también los empleados que no están directamente involucrados en la realización de los proyectos ayudarán a que el trabajo se realice más rápido, sin importar dónde se encuentren.

Ventajas de elapseit como herramienta de gestión de proyectos colaborativa

Vamos a ver algunos de los beneficios más importantes que tiene elapseit como herramienta de gestión de proyectos colaborativa:

• Sistema de seguimiento de tiempo automatizado – las hojas de tiempo electrónicas se actualizan automáticamente para cada empleado cada vez que se agregan nuevas asignaciones o se asignan nuevas tareas. Las ausencias aprobadas también son visibles en las hojas de tiempo.
• Proceso de facturación preciso – dado que las hojas de tiempo están conectadas al módulo financiero, cada factura se generará en función del número exacto de horas trabajadas. Además, tienes la opción de incluir los gastos relacionados con el proyecto en la factura.
• Notificaciones automáticas – cada vez que se hacen nuevas asignaciones o se asignan nuevas tareas, el asignado recibirá un correo electrónico de notificación. También puedes optar por recibir/enviar correos electrónicos de información sobre el estado de los flujos de trabajo de gestión de ausencias.
• Módulos integrados de Tareas y Planificador de Recursos – cada nueva tarea agregada en el módulo de Tareas también se verá automáticamente en el Planificador de Recursos.
• Informes sin errores – todos los módulos de elapseit están interconectados para que puedas extraer informes precisos sobre todos los aspectos de tus proyectos.
• Importación y exportación de CSV – importa y exporta tus archivos CSV cuando sea necesario. Siéntete libre de crear tu propia plantilla.
• Inicio de sesión único – dado que es mucho más fácil gestionar un inicio de sesión por usuario que gestionar inicios de sesión separados para cada aplicación utilizada, elapseit admite SAML SSO que se puede integrar con todos los principales proveedores de identidad (Azure, Okta, etc.)
• Integración con Xero – si Xero es el software de contabilidad con el que trabajas, ten la seguridad de que la conexión se realizará fácilmente ya que elapseit ha preparado todas las configuraciones de integración.
• API pública – solicita acceso a la API pública para integrar tus datos con otras herramientas que utilice tu empresa.

Siéntete libre de iniciar una prueba gratuita para comprobar estas ventajas por ti mismo.