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Planificación y previsión de recursos - o tener una visión general de todos y de todo.
Gestión sencilla de recursos con asignación intuitiva, mayor visibilidad y características de planificación flexibles.
Visualice y equilibre fácilmente la carga de trabajo del equipo para evitar el agotamiento o la subutilización. Vuelva a priorizar los proyectos y redistribuya las horas de manera flexible y en tiempo real entre los responsables con la sencilla interfaz de arrastrar y soltar de elapseit.
Visualice rápidamente el programa y los proyectos de cada miembro del equipo — quién está haciendo qué y cuánto tiempo tomará cada tarea. Minimice los conflictos y los recursos subutilizados al obtener una mejor visión de la disponibilidad del equipo.
La planificación también se utiliza para prellenar las hojas de tiempo, haciendo de elapseit una solución de seguimiento de tiempo tan fácil que a todos les encantará usarla.
Asigna recursos, ¡obtén un pronóstico preciso!
La asignación de horas a los proyectos en la herramienta no es obligatoria para que las personas de tu equipo comiencen el trabajo, pero es muy recomendable.
Aunque elapseit te permite hacer asignaciones desde el módulo Proyectos o Personas/Gestión, te recomendamos hacer la planificación desde el módulo de Recursos. ¿Por qué? Porque, a diferencia del módulo de Gestión, donde solo puedes ver una vista de personas o una vista de proyecto a la vez, en Recursos puedes ver el "panorama general" con la disponibilidad de todas las personas y todos los proyectos.
Cuando haces asignaciones utilizando la ventana de vista de Personas, verás una lista con todos los recursos disponibles y su carga de trabajo, lo cual es muy útil si quieres evitar asignar en tu proyecto a alguien que ya está reservado a tiempo completo en otros proyectos; esta vista te permite ver quién ha iniciado un flujo de trabajo de solicitud de permiso (incluso si la solicitud está pendiente de aprobación), lo que hace que la planificación de recursos sea aún más eficiente. De la misma manera, si estás en la vista de Proyectos, puedes ver todos los proyectos con sus fases, actividades y tareas y las horas presupuestadas correspondientes.
Después de guardar las horas asignadas, se verán tanto en las vistas de Personas como de Proyecto y también en la Hoja de horas de cada persona seleccionada para trabajar en el proyecto; recibirán una notificación en la herramienta sobre las asignaciones y por correo electrónico si se elige así.
Planificación inteligente.
Puedes elegir entre dos tipos de asignaciones: horas totales u horas por día. Dependiendo del tipo de asignación que elijas, puedes agregar el número de horas y luego el período de tiempo específico en el que se deben registrar estas horas. Puedes optar por una asignación recurrente, solo recuerda que la recurrencia se puede configurar semanalmente o mensualmente y está relacionada con las fechas de asignación establecidas; esto significa que, por ejemplo, si deseas establecer una recurrencia semanal, debes seleccionar un período de asignación de un máximo de 7 días. Al realizar las asignaciones, puedes decidir si los días del fin de semana deben considerarse días hábiles o no. Y no te preocupes, elapseit considerará los días festivos globales cuando realices la planificación.
En caso de que quieras asignar a más personas al mismo proyecto con la misma cantidad de horas asignadas, elapseit te permite hacerlo muy rápidamente, haciendo clic en "add multiple allocations" y seleccionando quién debe ser parte de tu equipo de proyecto. No te preocupes por asignar a la misma persona dos veces en el mismo proyecto; puedes evitarlo marcando la casilla "Ignore people with overlapping allocations". Puedes eliminar a más personas al mismo tiempo haciendo clic en "remove multiple allocations".
Y para hacerlo aún más bonito para ti, elapseit te permite exportar asignaciones del módulo de Recursos al módulo de Tareas e importar tareas a asignaciones con solo unos pocos clics. Solo ten en cuenta que, si quieres ver una tarea en las asignaciones, primero debes introducir una fecha de inicio y finalización.
¿A quién necesitas en tu proyecto?
Para hacer que el proceso de asignación sea más fácil, puedes usar la barra lateral izquierda para aplicar algunos filtros; por ejemplo, si necesitas un Desarrollador de Software Senior y un Probador de Software para trabajar en tu proyecto, puedes ir a la barra de Títulos de trabajo y seleccionar solo estos dos roles para ver quién está disponible para unirse al equipo. Pero a veces las personas tienen más habilidades de las que puede expresar un título de trabajo, por lo que es posible que necesites encontrar a alguien con una habilidad muy específica para hacer el trabajo; y por esta exacta razón agregamos un filtro de "Skills" para ayudarte a hacer una selección perfecta del equipo de tu proyecto.
Además, si su empresa tiene tanto personas como clientes en todo el mundo, es posible que desee, si es posible, asignar a un cliente específico alguien del mismo país, para un toque más cercano; en este caso, puede utilizar el filtro "Location".
Un vistazo al futuro: ¿Vista de Personas o vista de Proyectos?
¿Quieres traer nuevos proyectos y necesitas saber qué recursos están disponibles para hacerse cargo de ellos? Entonces, la vista de Personas es tu clave para la respuesta. En esta ventana verás la disponibilidad de las personas de un departamento/ubicación específico o que trabajan en un proyecto específico o con clientes seleccionados. ¡Y se pone aún mejor! También puedes verificar si las personas con las habilidades específicas que necesitas para los nuevos proyectos están disponibles. Por lo tanto, esta vista no solo es un indicador de personas con exceso y déficit de asignación en los proyectos actuales para ayudarte a redistribuir los recursos cuando sea necesario, sino que también te permite echar un vistazo al futuro, ver si hay suficientes recursos o si necesitas contratar personas adicionales para nuevos proyectos; y ahora puedes hacer un pronóstico sólido para tus nuevos clientes. Bastante bueno, ¿no?
Cuando estás en la vista de Proyecto, puedes ver el estado de asignación de los proyectos actuales, si las horas presupuestadas están completamente asignadas o no y hacer una estimación sobre la finalización de los proyectos.
Por lo tanto, ambas vistas le mostrarán las sobreasignaciones y las subasignaciones, pero desde diferentes perspectivas. Solo tenga en cuenta que elegir la vista de Personas, por ejemplo, no significa que, en la misma ventana, no verá también los proyectos; son inseparables, es solo una cuestión de disposición de la información.