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Reúne a tu equipo, invita al cliente y agrega tus proyectos. Aquí es donde todo comienza.
Gestión – La magia comienza donde se encuentran los Clientes, los Empleados y los Proyectos.
Es obligatorio mantener un seguimiento detallado de los proyectos, empleados, documentos y clientes de la empresa. Tener toda la información bajo un mismo techo, no hay necesidad de llevar un seguimiento de lo mismo en múltiples aplicaciones. Mantener las habilidades de los empleados (o incluso contratistas), días de vacaciones, tarifas y todos los demás detalles.
En el lado del proyecto, aparte de las cosas habituales, como el tipo (tiempo y material o precio fijo, presupuesto, definición del equipo, flujo de trabajo de aprobación, etc.), incluso puedes tener diferentes tarifas por roles.
Y como beneficio adicional, puedes ver la rentabilidad de tus recursos comparando las tarifas de los empleados con las tarifas que obtienes de los proyectos en los que están involucrados.
Personas, las que hacen que todo suceda.
Es hora de agregar a todos tus empleados (incluidos aquellos que no tendrán acceso a la herramienta, los usuarios "sin licencia"), tus contratistas y también los contactos de las empresas cliente si así lo deseas. Si concedes acceso a personas ajenas a tu empresa, se puede establecer un ID de empresa para que puedas diferenciarlos de los usuarios internos. Y por si acaso eres malo para memorizar rostros, también puedes subir una foto de perfil.
Pero simplemente agregar personas al azar a la herramienta no es del todo eficiente, especialmente si tienes una gran cantidad de empleados; por lo tanto, es posible que te resulte útil tenerlos agrupados en departamentos/equipos.
Se pueden realizar también algunos ajustes generales, como nivel de acceso, visibilidad en el planificador, vista de asignaciones de hojas de tiempo, congelación de tareas o asignaciones y configuración de aprobación de solicitudes de vacaciones; es importante elegir con cuidado, ya que todas estas configuraciones individuales se reflejarán en la hoja de tiempo del usuario.
Más detalles sobre las personas siempre son mejores para el negocio!
El perfil del empleado es bastante complejo, ya que, además de la información general como el nombre, el cargo, los datos de contacto, también incluye detalles financieros y administrativos como el tipo de pago (pagado por hora, diario o mensual), la tarifa por hora (detalle muy importante cuando se quiere calcular la rentabilidad del empleado), el tiempo de trabajo, la ubicación o la fecha de contratación. En caso de que tus empleados se encuentren en diferentes países, tienes la posibilidad de introducir sus salarios con las monedas de los respectivos países.
Es importante añadir también las habilidades en el perfil del empleado, ya que pueden ser útiles cuando se realizan las asignaciones en los proyectos actuales o para pronósticos precisos. ¿Por qué? Porque puede que tengas 50 Desarrolladores de Software en tu empresa, pero ¿todos ellos tienen esa habilidad específica que necesitas para tu proyecto, como la programación Pearl por ejemplo? Y dado que lo más probable es que la respuesta aquí sea "no", añadir habilidades a las personas es realmente eficaz.
Después de presentar a todas las personas, tendrá una descripción general con el nivel de acceso, el estado de la licencia, la tarifa por hora/mes, las horas asignadas y registradas en los proyectos.
Clientes, ¡que vengan!
Los clientes son la siguiente cosa importante para su empresa, ya que traen el dinero. Y dado que los proyectos no pueden existir en ausencia de clientes y en la herramienta elapseit todos los proyectos deben estar vinculados a un cliente, eso es en lo que debe enfocarse, después de introducir personas en la herramienta. Para completar el perfil de un cliente, debe agregar algunos detalles generales como nombre, dirección, país y algunos datos financieros como número de registro, número de IVA, banco y número de cuenta, días de vencimiento de la factura.
Siéntase libre de agregar también un logotipo de la empresa. Y para hacerlo más fácil para usted y no tener que buscar en más lugares las tarjetas de presentación, puede agregar aquí todos los contactos que tenga en esa empresa; esto podría ser útil especialmente si desea permitir que sus clientes verifiquen la actualización del proyecto y no los vinculará a ninguno de ustedes en reuniones fijas para discusiones sobre el estado actual. Y en caso de que no tenga un código de cliente, elapseit generará automáticamente uno para cada empresa introducida. Bastante simple, ¿verdad?
Proyectos desglosados hasta el último detalle.
El perfil del proyecto debe ser el último que complete en el módulo de Administración, porque, como verá, necesita información no solo del perfil de los clientes, sino también del perfil de las personas.
Como ya adivinaste, hay algunos detalles generales que deben completarse, como el nombre del proyecto, el cliente, la fecha de inicio y finalización o el estado (hay seis tipos de estado para elegir); también puedes agregar una descripción, pero no es obligatorio. También hay cierta información de facturación que debes completar; puedes tener clientes con los que acordar una tarifa por hora/día o clientes con los que acordar una tarifa fija, independientemente del número de horas trabajadas; también es posible tener una tarifa especial remota. Introducir estos detalles financieros es muy importante si quieres verificar la rentabilidad de tus empleados, por ejemplo. Y hay un pequeño detalle en el perfil del Proyecto que marcará la diferencia al calcular la rentabilidad: ¡la tasa de rol del proyecto! ¿Por qué? Porque en el perfil de Personas introduces la tarifa por hora/día de los empleados acordada en el contrato de trabajo, pero puedes asignarlos a proyectos con diferentes roles que tienen diferentes tarifas por hora. Entonces, ¡asegúrate de saber exactamente cuál es la ganancia del trabajo de tus empleados introduciendo datos completos y altamente precisos!
Los detalles de presupuesto y gastos se pueden introducir junto con la moneda de facturación. Al igual que en el perfil de las personas, puede establecer la visibilidad del planificador y de la hoja de tiempo o bloquear horas y tareas en el proyecto. Luego, debe decidir si es necesario un flujo de trabajo de aprobación para las horas registradas y quién puede registrar horas en el proyecto. El siguiente paso es designar un Project Manager y establecer el equipo del proyecto y la tarifa por hora para cada función en el equipo. También se pueden agregar títulos/roles y habilidades laborales.